Minęły już czasy, gdy ludzie musieli chodzić do biur, w których dokonywano rezerwacji podróży. Zamiast tego tradycyjne metody zarządzania podróżami służbowymi przejęły internetowe biura podróży. Dziś, gdy obecność w sieci jest coraz bardziej widoczna, sensowne jest zautomatyzowanie całego procesu zarządzania podróżami.
Biorąc pod uwagę wyzwania, przed jakimi stoją usługodawcy w branży turystycznej, najlepsze rozwiązania TravelPerk zapewniają kompleksową platformę dla systemu zarządzania podróżami. Oprogramowanie do zarządzania podróżami integruje się z technologią
rezerwacji online. Oprogramowanie to oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie rezerwacji podróży służbowych, rezerwacji hotelowych, zaplecza biurowego i innych operacji.Czym jest zarządzanie podróżami służbowymi?
W języku laików zarządzanie podróżami służbowymi odnosi się do struktury firmy, która ułatwia podróże służbowe. Proces ten obejmuje planowanie podróży, rezerwację i zakwaterowanie osób, a także dbanie o dokumentację i zatwierdzanie. Większość firm zleca te czynności i udogodnienia biurom podróży.
Można jednak zautomatyzować ten proces, wykorzystując w pełni możliwości technologii. Odpowiednie oprogramowanie może ułatwić zarządzanie podróżami, nie wpływając na potencjał biznesowy firmy.
Pięć wyzwań związanych z zarządzaniem podróżami służbowymi
Podczas planowania podróży służbowych sprawy w firmie łatwo mogą wymknąć się spod kontroli. Nawet najprostsze zadania wymagają czasu i wysiłku. Nie każdy w firmie może wziąć na siebie więcej pracy, gdy w biurze jest wystarczająco dużo zadań do wykonania.
1. Obsługa dużej liczby wniosków
Duże firmy mają wyznaczony zespół, który zajmuje się wszystkimi zapytaniami od ludzi dotyczącymi podróży. Dla małych firm jest to jednak wyzwanie, ponieważ już teraz borykają się one z niedoborem personelu. Odpowiedzialność ta spada więc na barki zespołów administracyjnych lub finansowych firmy.
Jeden członek zespołu może pytać o plan podróży, inny o proces płatności. Niektórzy mogą chcieć spotkać się osobiście, aby poznać szczegóły. Utrudnia to pracownikowi lub zespołowi wykonywanie zadań, które mieli wykonać. Automatyzacja procesu pomoże rozwiązać ten problem.
2. Pilnowanie zatwierdzeń
Plany podróży służbowych muszą być zatwierdzone przez osoby sprawujące władzę. Sprawą tą zajmują się liderzy zespołów i kierownicy. Zdarza się jednak, że pewne sprawy musi zatwierdzić dyrektor generalny. Biuro podróży korporacyjnych może zautomatyzować ten proces i wykonać pracę bez konieczności odchodzenia od biurka.
3. Kontrolowanie możliwości wydatkowania środków
Podróże służbowe są nieodłącznym elementem każdej działalności. Zawsze zdarzają się bezprecedensowe wydatki, które mogą być trudne do strawienia. Jednak, aby dogodzić pracownikom, firmy są gotowe pójść na całość. Biuro podróży korporacyjnych, które działa w tej branży od dłuższego czasu, będzie wiedziało, jak obniżyć koszty podróży
.4. Umożliwienie pracownikom podejmowania samodzielnych decyzji
Wiele firm uważa, że najłatwiejszym i najskuteczniejszym sposobem kontrolowania wydatków i reklamacji jest samodzielne dokonywanie ustaleń. Jeśli jednak pozwolisz swoim pracownikom planować podróże, będziesz zaskoczony, gdy zobaczysz, jak duży ciężar spadnie z Twoich pleców. Wyzwaniem jest jednak utrzymanie budżetu i nie narażanie firmy na koszty wyższe niż oczekiwane.
5. Zmniejszenie liczby błędów
Każdy błąd popełniony podczas planowania podróży może spowodować znaczne straty dla firmy. Błędy te mogą wynikać z nieprawidłowych wniosków o zwrot kosztów, zagubienia paragonów, nieprawidłowego rozliczenia itp. Błędy te odciągają uwagę pracowników od ich rzeczywistej pracy i sprawiają, że podróżowanie staje się przyjemnością.
Siedem najważniejszych powodów, dla których warto zatrudnić biuro podróży dla firm
Z pomocą renomowanego korporacyjnego biura podróży można z powodzeniem organizować podróże służbowe. Dzięki temu, że ktoś inny zajmie się najdrobniejszymi szczegółami zarządzania podróżą, jedyne, co trzeba zrobić, to spakować walizki i dotrzeć do celu. O tym, że w dzisiejszych czasach korporacyjne biuro podróży jest niezbędne, świadczą poniższe powody.
1. Dogłębne doświadczenie w tej dziedzinie
Wiodące biura podróży korporacyjnych
SourceToday działająw tej branży już od wielu lat. Nie tylko szybko dostarczą Ci rozwiązania, ale także będą czuwać nad Twoją firmą do samego końca. Otrzymasz najlepsze pakiety podróży dla swoich podróży służbowych.
2. Praktyczne podejście do obniżania kosztów
Innym powodem, dla którego firmy powinny zdecydować się na biuro podróży korporacyjnych, jest fakt, że dostarcza ono rozwiązań, które nie nadwyrężają banku. Ponadto biura te dysponują rozległą siecią, w której można znaleźć najlepsze pakiety turystyczne. Biuro podróży korporacyjnych jest warte inwestycji, ponieważ pozwala zaoszczędzić pieniądze firmy.
Oprogramowanie do zarządzania podróżami daje dostęp do obniżonych stawek na wyjazdy firmowe. Łączna kwota stanowi dużą różnicę dla firmy, której pracownicy podróżują co drugi dzień.
3. Twój najlepszy pomocnik w trudnych czasach
Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy spóźniają się na lot z powodu korków. Czy byliby skłonni stać w kolejce, aby rozwiązać ten problem? Biuro podróży dla firm załatwia wszystkie formalności, od zmiany rezerwacji po zmianę planu podróży. W rezultacie Twoja podróż zostanie zrealizowana tak szybko, jak to możliwe, abyś nie przegapił ważnego wydarzenia.
4. Ulepsz swoją sieć kontaktów
Po rozpoczęciu korzystania z usług firmowego biura podróży w zakresie planów podróży służbowych, będziesz miał dostęp do szerszej sieci biur, które są gotowe Ci pomóc. Ponadto, biuro podróży będzie znało preferowany sposób i czas transportu, miejsce rekomendacji i zwyczaje związane z podróżowaniem.
ŹródłoOdkądzwiązek Twojej firmy z biurem podróży wykracza poza interesy, stajesz się ich priorytetowym klientem. Będą oni również bardziej zaangażowani w Twoją firmę. W rezultacie uzyskasz dostęp do lepszych cen i najlepszych doświadczeń z podróży.
5. Wiele dodatkowych korzyści i poufnych ofert
Zasoby, do których ma dostęp Twoja firma, będą się znacznie różnić od tych, do których ma dostęp zwykły podróżny. Biuro podróży korporacyjnych może pójść o krok dalej, zapewniając:
- Lepsze miejsca w samolocie
- Dodatkowe udogodnienia w hotelach i innych miejscach noclegowych
- Bezpłatne podwyższenie standardu pokoju
- Bilety na imprezy
- Zajęcia przygotowane specjalnie dla Ciebie i Twojego zespołu
Firmowe biuro podróży może szybko zapewnić specjalistyczne usługi, takie jak załatwienie rezerwacji w popularnej restauracji, w której jest długa kolejka oczekujących. Kto przy zdrowych zmysłach odmówiłby tych wszystkich dodatkowych korzyści, które są dostępne za symboliczną cenę? Wyjazd służbowy nie będzie już tak dużym obowiązkiem, a bardziej będzie przypominał wakacje.
6. Kompletny pakiet korzyści i usług związanych z podróżą
Większość biur podróży korporacyjnych dokłada wszelkich starań, aby ich klienci mieli najlepsze historie z podróży, które mogą opowiedzieć. Ludzie pracujący w takich biurach mają dużą wiedzę, pasję i dobrze się z nimi pracuje. Ich pasja napędza ich do ciągłego poszukiwania dobrych możliwości podróżowania. W rezultacie nie pozostaje Ci nic innego, jak tylko cieszyć się razem z nimi z wyjazdu służbowego.
7. Zarządzanie podróżami i wydatkami
Jeśli Twoja firma nie ma wcześniejszej wiedzy na temat kosztów podróży, wydatki zawsze będą większe. Ale z korporacyjnym biurem podróży możesz być spokojny, wiedząc, że Twoje pieniądze są ostrożnie wykorzystywane w najlepszy możliwy sposób. W końcu będziesz w stanie kontrolować całkowite wydatki swojej firmy.
Siedem korzyści wynikających z korzystania z oprogramowania do zarządzania podróżami
Ponieważ coraz więcej firm korzysta z oprogramowania do zarządzania podróżami służbowymi, oto kilka korzyści, jakie można odnieść, gdy wskoczy się na ten wózek:
- Utrzymanie pracowników w kieszeni podczas podróży
- Oszczędność pieniędzy na cenach biletów i zakwaterowania
- Spersonalizowane zasady podróżowania dla klientów
- Oszczędność czasu dzięki inteligentnemu usprawnieniu procesu
- Dostęp do preferowanych dostawców
- Elastyczny system zarządzania podróżą
- Zapewnia bezpieczeństwo Tobie i Twojemu zespołowi podczas całej podróży
- Sprawiedliwe traktowanie użytkowników niezależnie od ich profilu zawodowego.
Mądrzejsze podróżowanie dzięki poniższym wskazówkom dotyczącym podróży służbowych
Dzięki oprogramowaniu do zarządzania podróżami służbowymi, które ułatwia wyjazdy służbowe, masz więcej możliwości w zasięgu ręki. Poniższe wskazówki pomogą Ci w rezerwacji i planowaniu lepszych wyjazdów:
- Korzystaj z innowacyjnych narzędzi, aby uporządkować szczegóły związane z podróżą w jednym miejscu
- Rezerwuj loty w jedną stronę, ponieważ ceny biletów w obie strony są zazwyczaj wyższe.
- Porównaj ceny wynajmu mieszkań i hoteli przed rezerwacją pobytu
- Unikaj wysokich opłat za bilety lotnicze, dokonując rezerwacji co najmniej osiem dni przed podróżą
- Przechowuj paragony w formie elektronicznej